Transformando espaços de trabalho híbridos para obter uma verdadeira colaboração de qualquer lugar

Artigo de Jeff Volpe, presidente da Américas for ViewSonic, e de Mark Coxon, líder de tecnologia na Tangram Interiors:

Se houve um aspecto positivo da pandemia de Covid-19 e do experimento global com o trabalho em casa como resultado, foi a aceleração da transformação digital e a aceitação de que o trabalho remoto é produtivo. Por mais de uma década, a ascensão da economia do conhecimento, da computação em nuvem e da digitalização estabeleceram o palco para a viabilidade do trabalho remoto. O ano passado ajudou as organizações a perceber a promessa de agilidade da transformação digital e provou aos empregadores em todas as indústrias e setores que uma força de trabalho colaborativa e híbrida pode realmente cumprir os objetivos organizacionais.

De acordo com a pesquisa mais recente da Gartner , até o final de 2023, 40% das organizações mudarão para “operações em qualquer lugar”, combinando experiências virtuais e físicas, para aumentar a produtividade e o alcance do cliente.

Esta é uma boa notícia, à medida que algumas pessoas retornam cautelosamente aos escritórios e líderes de empresas planejam o futuro de seus espaços de trabalho para acomodar a nova combinação de funcionários no local, móveis e remotos. É também uma mudança fundamental que requer uma reformulação do ambiente de trabalho, um ambiente que está pronto para se transformar na realidade permanente quando o distanciamento físico não for mais necessário.

Conectividade perfeita, experiências interativas e reuniões virtuais que dão a sensação de estar na sala são essenciais para a produtividade e para criar a nova cultura de trabalho híbrida. É um grande desafio e uma oportunidade ainda maior para repensar como usamos o espaço de escritório para sermos verdadeiramente colaborativos e mais produtivos. Estratégias de comunicação unificadas e integradas com estratégias de design de escritório reimaginadas e voltadas para o futuro são as chaves para o sucesso. 

Por exemplo, a sala de conferências com sua mesa retangular e hierarquia inerente não mudou em décadas, mas nunca foi realmente propícia para a verdadeira colaboração. A pandemia nos obrigou a pensar o por quê de nos reunimos em um espaço físico juntos. O que queremos alcançar e que valor podemos acrescentar estando reunidos numa sala?

Essa nova abordagem resultará no abandono dos planos de escritórios abertos e o reaproveitamento de uma sala para todos os tipos de reuniões. O cenário de uma sala única para todos os propósitos sempre foi disruptivo e ineficiente, pois requer a configuração de diferentes tecnologias e a conexão de diferentes dispositivos em diferentes plataformas, dependendo da utilização. Somente a configuração de videoconferência pode levar até 10 minutos em cada reunião, desperdiçando tempo e diminuindo a produtividade. 

Ao se concentrar no resultado desejado, as organizações podem projetar e preparar novos espaços de reunião colaborativos com tecnologias AV e TI que, em conjunto, possibilitam fluxos de trabalho híbridos e impulsionam a produtividade. Na economia do conhecimento atual, isso significa ter as ferramentas de colaboração certas que permitem uma interação perfeita, segura e pessoal entre uma força de trabalho distribuída. O participante remoto não é mais a exceção. Ele têm que sentir como se estivesse na sala, com igual presença e voz. O objetivo é chegar ao estágio em que as pessoas não consigam perceber a diferença entre virtual e presencial; onde se torna irrelevante o local onde o participante está, mas que ele possa se envolver completamente e contribuir de qualquer lugar.

Quanto mais pudermos apoiar as conexões interpessoais, mais poderemos estabelecer a confiança como uma equipe, e melhor poderemos colaborar remotamente. É para cá que a convergência de AV e TI sempre foi dirigida: para a criação de um ecossistema de comunicações completamente interligado e unificado.

Monitores interativos de colaboração de grande formato e software avançado de quandro interativo, como o ViewSonic myViewBoard®, são essenciais para fornecer suporte independente de plataforma para uma real colaboração, à medida que as empresas continuam sua jornada para o híbrido. Integrar essas soluções de tecnologia interativa e design de escritório também é fundamental para alcançar a colaboração, democratizando o apoio a todos os participantes de forma igualitária e independente da localização. Por exemplo, em uma reunião de brainstorming baseada em escritório, essas tecnologias sem fio e independentes de plataforma podem facilitar barras laterais em tempo real e interativas, propiciar escrita e desenho naturais na tela e fornecer processamento integrado para anotação e multimídia, permitindo que os participantes remotos se engajem de forma eficaz e façam praticamente todas as coisas que fariam se estivessem na sala fisicamente.

Daqui pra frente, equipamentos integrados de TI e AV, como monitores interativos, câmeras e microfones que funcionam em redes baseadas em IP, poderão ligar ou desligar automaticamente com base em quem está falando. Isso, juntamente com tecnologias imersivas, como a Realidade Aumentada, permitirá que os participantes remotos se movam pela sala para que, além de verem quem está falando, eles também possam ver as reações de outros participantes chave em tempo real e façam uma leitura da sala.

A mudança para o trabalho híbrido não está apenas impactando grandes salas de conferências. Estações de trabalho individuais, ou “hoteling stations” (estações temporárias de trabalho), e espaços de ajuntamento também estão evoluindo. No caso dos espaços de ajuntamento, esses espaços privados compactos ou salas compatibilizadas foram originalmente projetados para três a seis pessoas e apresentavam uma mesa, telefone empresarial Polycom e talvez uma tela. Em breve eles terão monitores interativos, câmeras e microfones. Serão salas que proporcionam uma experiência integrada para videoconferência e conectividade sem fio, onde os funcionários podem fazer brainstorm e realizar reuniões virtuais.

As tecnologias de engajamento visual, tais como sinalização digital, murais de vídeo e mapeamento de projeção se tornarão ainda mais essenciais para ajudar os funcionários a colaborar e se conectar à marca e à cultura.

É um momento emocionante para as organizações dispostas a evoluir seu espaço de trabalho para uma força de trabalho híbrida que se movimentará livremente entre o escritório, o celular e a casa. As tecnologias disponíveis atualmente permitem uma experiência perfeita, interativa e verdadeiramente colaborativa. Você está pronto para aproveitar esta oportunidade?

Três etapas para transformar o espaço de trabalho híbrido

  • Defina objetivos — Determine o resultado desejado do espaço de escritório físico. Quantas pessoas precisam ser atendidas no local e quais resultados de negócios precisam ser realizados no espaço?
  • Realize uma análise de lacunas — Avalie sua nova força de trabalho híbrida e identifique como o design atual do escritório e a infraestrutura de AV/TI podem ser uma barreira para sua produtividade, colaboração em equipe e fluxos de trabalho híbridos. Como sua força de trabalho será distribuída?
  • Integre tecnologia e design de escritório — Crie um plano que garanta que todos os funcionários (aqueles que participam presencialmente e aqueles que participam virtualmente) possam se conectar, engajar e colaborar perfeitamente usando qualquer plataforma. Priorize a necessidade de participantes remotos estarem em pé de igualdade com os que estão no local, garantindo conectividade perfeita e democratizada de TI e clareza de AV para todos.

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