É possível salvar um plano de TI que começou mal?

Quando há um incêndio, danos são inevitáveis. Assim, se um projeto está “pegando fogo”, é possível controlar as chamas, mas muitas vezes não dá para recuperar o que foi destruído. O único caminho pode ser começar do zero. 

Apesar de simples na aparência, essas metáforas retratam uma realidade muito complexa quando aplicadas ao universo de negócios, especialmente à gestão de projetos de TI. 

“Começar do zero” geralmente significa que tudo o que foi feito até o momento não tem valor e que todos os recursos humanos, tecnológicos e financeiros foram perdidos. Dizer ao board ou a um líder de projeto que o caminho que ele pavimentou está errado é um processo doloroso, mas necessário. Esse é só um dos desafios quando se constata que a execução desviou-se do objetivo estratégico do plano.

Porém, muitas vezes, é possível controlar o incêndio. E, com ele sob controle, são as escolhas feitas a partir daí que farão a diferença. Para isso, é preciso clareza e transparência. Quando se identifica a necessidade de substituir pessoas, realizar um change management ou redimensionar os investimentos, essas qualidades são indispensáveis.

É verdade que, hoje, as empresas estão mais maduras. Dificilmente elas entram em um projeto sem um objetivo claro. Elas estão mais preparadas para evitar situações de No Go. Felizmente, não há mais espaço para ingenuidade ou loucura. Em tecnologia, especialmente, há mais rigor e governança na hora de se estabelecer projetos. 

Porém, o cenário no qual um projeto se aliena de seu propósito inicial ainda acontece com frequência. Em casos assim, há uma hierarquia de aspectos que precisam ser endereçados para que o plano inicial possa ser retomado e, então, fazer um diagnóstico. Somente a partir daí é que se deve criar um plano de ação detalhado e factível para dar o retorno esperado. São eles:

  1. Recursos humanos: Esse é um capital que precisa ser pensado quantitativa e qualitativamente. É analisar a capacidade técnica e as capacidades transversais para identificar as pessoas adequadas na empresa e na estrutura colocada à disposição do projeto (fornecedores, assessorias, consultorias etc.);
  2. Recursos tecnológicos: Engana-se quem pensa que é apenas questão de hardware. É preciso pensar também em ferramentas de comunicação, ambientes, arquitetura de soluções; 
  3. Planejamento: O que foi planejado originalmente era bom? Se era, ele está sendo executado de forma correta? Muitas vezes, ele é a raiz do problema. Também, é preciso rever o escopo desse trabalho e a infraestrutura que o comporta;
  4. Recursos financeiros: Cabe aqui a revisão detalhada dos investimentos, para entender não apenas se são suficientes, mas se estão sendo direcionados de forma eficiente;
  5. Governança: é a última camada, mas não menos importante. Afinal, os processos precisam estar alinhados e as políticas devem ser cumpridas.

Uma vez feita essa análise, pode ser constatada a necessidade de reduzir a expectativa e chegar a metas exequíveis. Como eu disse, não é algo fácil de se comunicar. Porém, quando você consegue demonstrar em ações que o projeto está retomando seu curso, isso fatalmente motiva os envolvidos a manter a correção de rota. 

Agora, de quem é a responsabilidade de reconduzir um projeto ao seu objetivo? Aos donos do projeto. As consultorias não devem ser responsáveis pela execução e, sim, por recomendações. Seu papel é complementar, não paralelo. A tomada de decisões e a responsabilidade de levar as ações adiante cabe sempre aos “pais da criança”.

Todo projeto que uma empresa executa ajuda a aumentar a sua maturidade. Ele ensina as pessoas a lidar com governança, fomenta a resiliência, aumenta a capacidade de discutir certos assuntos de forma técnica. Tome-se uma implementação de um ERP como exemplo: por mais sofrida que seja, por mais desvios de rota que tenha, sempre trará grandes ganhos no final. Não falo só dos benefícios do projeto em si, mas também do “efeito colateral positivo”, que é um entendimento holístico sobre a cadeia de valor do negócio. 

Quando existem falhas, elas são lições aprendidas que as pessoas inteligentes vão levar consigo. Hoje, felizmente, as empresas têm em suas fileiras pessoas com inteligência tanto técnica quanto emocional. Um erro não é um trauma para quem consegue se equilibrar. A maior vitória de um projeto não está necessariamente em ter melhores dados ou conseguir o melhor ROI e, sim, no quanto as pessoas aprendem com ele.

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