TCE do Ceará atualiza tabela de temporalidade de documentos físicos

O Tribunal de Contas do Ceará está avançando no processo de transformação digital. Agora, estão atualizados o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos. O tempo em que documentos ficam guardados no Tribunal está, então, com novos padrões. A determinação está na Resolução Administração nº 17/2021, assinada pelo presidente do TCE Ceará, conselheiro Valdomiro Távora.

A Tabela de Temporalidade será estruturada de acordo com o Código de Classificação de Documentos, onde as funções, atividades, espécies e tipos documentais, genericamente denominadas assuntos, encontram-se distribuídos de acordo ações desempenhadas pelo TCE Ceará.

Os documentos das áreas desta Corte serão classificados de acordo com os estágios evolutivos dos arquivos:

– Correntes: de uso frequente e servem de informação durante um período;
– Intermediários: de valor administrativo e processual, de uso eventual, devendo ser conservados, em função de seu valor legal, fiscal ou administrativo, enquanto aguardam a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente;
– Permanentes: já cumpriram as finalidades da sua criação, porém devem ser preservados em virtude do seu valor histórico, probatório ou informativo.

Isso significa que serão eliminados os documentos que já cumpriram o tempo de guarda no estágio corrente e intermediário, e aqueles que não possuem indicação de guarda permanente na Tabela de Temporalidade de Documentos.

Para o diretor de Serviços Processuais, Frank Martins, “foram atualizados pontos importantes com relação à norma anterior, especialmente quanto à destinação dos processos convertidos do papel para o meio eletrônico, e aos procedimentos de conservação digital daqueles que cumpriram seu tempo de guarda”, destacou.

Para conferir mais detalhes, acesse a Resolução Administrativa nº 17/2021 na íntegra.

Virtualização de documentos

A atualização prevista na Resolução Administrativa nº 17/2021 considera a necessidade de adequar o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos ao Decreto Federal nº 10.278/2020, que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os arquivos digitalizados procuram os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Nesse sentido, até o dia 26 de agosto de 2021, o TCE Ceará já converteu para o formato digital 2.268 processos físicos em trâmite no órgão. Esse dado, repassado pela Secretaria de Serviços Processuais, se refere a 2.120.980 páginas, sendo que cada processo possui, em média, 400 folhas.

De acordo com o secretário de Serviços Processuais, Fernando Diogo, “anteriormente, após decorrido o prazo de guarda do processo, o TCE devolvia os autos à origem. Com a digitalização, é possível manter os processos, sem demandar espaços físicos para a guarda”, ressaltou.

Todo esse trabalho de virtualização dos processos traz uma série de benefícios, com destaque para a transparência dos atos, a celeridade na análise, a sustentabilidade e a segurança dos dados.

Processos em formato virtual

Em paralelo à virtualização dos processos físicos já em tramitação no TCE Ceará, desde dezembro do ano passado todas as petições iniciais e peças relacionadas a processos eletrônicos dão entrada no Tribunal de Contas do Ceará através do Portal de Serviços Eletrônicos. A iniciativa foi determinada na Resolução Administrativa nº 13, de 4 de novembro de 2020.

Além de padronizar a forma de recebimento das peças processuais no âmbito do TCE Ceará, a Resolução nº 13/2020 garante o pleno exercício do direito de petição, viabilizando cada vez mais seu aperfeiçoamento, ao disponibilizar aos jurisdicionados e demais cidadãos um processo célere e confiável.

Para isso, gestores e ex-gestores de órgãos e entidades, municipais e estaduais jurisdicionados ao Tribunal, bem como aqueles que forem chamados para compor o processo, devem manter atualizados os dados cadastrais no Portal de Serviços Eletrônicos. A atualização tem como objetivo possibilitar o recebimento de comunicações oficiais expedidas pelo TCE Ceará. Para acessar o Portal, é preciso fazer um cadastro prévio, com uso de Certificação Digital.

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